Informativa privacy enterprise – richieste professionali, parti interessate e newsletter
Informativa specifica per medici, direzioni sanitarie, ricercatori, università, IRCCS, laboratori, aziende biotech/pharma e altri parti interessate che richiedono informazioni o si iscrivono alle comunicazioni professionali.
Riferimenti normativi e di governance
- Regolamento (UE) 2016/679
- D.lgs. 196/2003, incl. art. 130, ove applicabile alle comunicazioni elettroniche
- Linee guida del Garante in materia di attività promozionale e contrasto allo spam
- Policy UESE sulla gestione delle richieste professionali e sulla minimizzazione dei dati
I riferimenti sono indicativi del quadro di progettazione e devono essere verificati rispetto alla versione normativa, agli atti di esecuzione, al diritto nazionale e al ruolo effettivo delle parti al momento dell’implementazione.
1. Ambito e categorie di interessati
Il canale pubblico per richieste professionali e newsletter è destinato a medici, direzioni sanitarie, IRCCS, università, laboratori, biotech, pharma, consulenti e partner di ricerca. Il modulo non è un canale clinico e non deve essere usato per trasmettere cartelle, referti, dati genetici, identificativi di pazienti o altre informazioni sanitarie riferibili a persone fisiche.
Le categorie effettive devono essere censite nel registro dei trattamenti e negli allegati di progetto. Possono comprendere utenti professionali, referenti commerciali, personale di ricerca e, nei progetti cliente, soggetti di studio; UESE non assume che tutti i dati gestiti dal cliente siano necessari o leciti solo perché tecnicamente supportati.
UESE limita i campi del modulo a informazioni professionali utili alla valutazione. Le richieste vengono inoltrate al Superadmin o al referente configurato e gestite secondo stato; i dati non devono essere arricchiti con informazioni sanitarie non richieste né riutilizzati per newsletter senza consenso separato.
Per implementazioni enterprise, la decisione deve essere tradotta in una matrice RACI, evidenze verificabili, criteri di accettazione, controlli tecnici e un riesame periodico; le eccezioni devono essere approvate, motivate, limitate nel tempo e tracciate.
2. Titolare e DPO
Il canale pubblico per richieste professionali e newsletter è destinato a medici, direzioni sanitarie, IRCCS, università, laboratori, biotech, pharma, consulenti e partner di ricerca. Il modulo non è un canale clinico e non deve essere usato per trasmettere cartelle, referti, dati genetici, identificativi di pazienti o altre informazioni sanitarie riferibili a persone fisiche.
Il Responsabile della protezione dei dati di UESE è il dr. prof. Giuseppe Izzo, contattabile a dpo@uese.it. Il DPO opera con autonomia e indipendenza per i compiti previsti dagli artt. 37–39 GDPR; quando una richiesta riguarda dati trattati per conto di un cliente, UESE coopera ma può dover indirizzare l’interessato al titolare competente.
UESE limita i campi del modulo a informazioni professionali utili alla valutazione. Le richieste vengono inoltrate al Superadmin o al referente configurato e gestite secondo stato; i dati non devono essere arricchiti con informazioni sanitarie non richieste né riutilizzati per newsletter senza consenso separato.
Nei progetti sanitari o multicentrici, il requisito deve essere collegato al protocollo, al registro delle decisioni, alla DPIA o al fascicolo di sicurezza quando pertinenti, evitando che una configurazione tecnica sostituisca una valutazione giuridica o scientifica.
3. Dati raccolti nel form professionale
Il canale pubblico per richieste professionali e newsletter è destinato a medici, direzioni sanitarie, IRCCS, università, laboratori, biotech, pharma, consulenti e partner di ricerca. Il modulo non è un canale clinico e non deve essere usato per trasmettere cartelle, referti, dati genetici, identificativi di pazienti o altre informazioni sanitarie riferibili a persone fisiche.
L’accesso è rivolto a organizzazioni e professionisti nell’esercizio della propria attività. Il cliente assicura che utenti, ricercatori e collaboratori siano autorizzati e adeguatamente formati; l’eventuale coinvolgimento di consumatori, pazienti o soggetti non professionali richiede una diversa valutazione contrattuale e regolatoria.
UESE limita i campi del modulo a informazioni professionali utili alla valutazione. Le richieste vengono inoltrate al Superadmin o al referente configurato e gestite secondo stato; i dati non devono essere arricchiti con informazioni sanitarie non richieste né riutilizzati per newsletter senza consenso separato.
La conformità è un processo continuo: cambiamenti di finalità, dati, fornitori, motori, hosting, integrazioni o normativa richiedono una valutazione di impatto e, se necessario, aggiornamento di contratto, misure, istruzioni e documentazione.
4. Divieto di inviare dati di pazienti
Il canale pubblico per richieste professionali e newsletter è destinato a medici, direzioni sanitarie, IRCCS, università, laboratori, biotech, pharma, consulenti e partner di ricerca. Il modulo non è un canale clinico e non deve essere usato per trasmettere cartelle, referti, dati genetici, identificativi di pazienti o altre informazioni sanitarie riferibili a persone fisiche.
UESE limita i campi del modulo a informazioni professionali utili alla valutazione. Le richieste vengono inoltrate al Superadmin o al referente configurato e gestite secondo stato; i dati non devono essere arricchiti con informazioni sanitarie non richieste né riutilizzati per newsletter senza consenso separato.
UESE conserva evidenze proporzionate alla funzione e al rischio. L’organizzazione cliente rimane responsabile delle proprie autorizzazioni, dei protocolli, delle basi giuridiche e delle decisioni sanitarie o scientifiche che eccedono il perimetro del servizio affidato a UESE.
5. Finalità delle richieste informative
Il canale pubblico per richieste professionali e newsletter è destinato a medici, direzioni sanitarie, IRCCS, università, laboratori, biotech, pharma, consulenti e partner di ricerca. Il modulo non è un canale clinico e non deve essere usato per trasmettere cartelle, referti, dati genetici, identificativi di pazienti o altre informazioni sanitarie riferibili a persone fisiche.
I dati raccolti tramite form sono utilizzati per qualificare la richiesta, organizzare contatti, demo o valutazioni e documentare la relazione precontrattuale. Il modulo pubblico non deve ricevere dati di pazienti; se la valutazione richiede informazioni sensibili, UESE definisce prima un canale protetto e il corretto ruolo privacy.
La base giuridica deve essere determinata per finalità e non per piattaforma. Attività precontrattuali, esecuzione del contratto, sicurezza, adempimenti legali e marketing possono fondarsi su presupposti diversi; per dati sanitari o genetici occorre anche una condizione dell’art. 9 GDPR e, se applicabile, garanzie per la ricerca ex art. 89.
Le richieste di accesso, rettifica, cancellazione, limitazione, opposizione e portabilità sono gestite secondo il ruolo effettivo. Se UESE è responsabile, non sostituisce il titolare nelle decisioni ma lo assiste con strumenti e informazioni compatibili con la natura del trattamento e con le misure di sicurezza.
Per implementazioni enterprise, la decisione deve essere tradotta in una matrice RACI, evidenze verificabili, criteri di accettazione, controlli tecnici e un riesame periodico; le eccezioni devono essere approvate, motivate, limitate nel tempo e tracciate.
6. Base giuridica delle richieste e successive comunicazioni
Il canale pubblico per richieste professionali e newsletter è destinato a medici, direzioni sanitarie, IRCCS, università, laboratori, biotech, pharma, consulenti e partner di ricerca. Il modulo non è un canale clinico e non deve essere usato per trasmettere cartelle, referti, dati genetici, identificativi di pazienti o altre informazioni sanitarie riferibili a persone fisiche.
Le richieste di accesso, rettifica, cancellazione, limitazione, opposizione e portabilità sono gestite secondo il ruolo effettivo. Se UESE è responsabile, non sostituisce il titolare nelle decisioni ma lo assiste con strumenti e informazioni compatibili con la natura del trattamento e con le misure di sicurezza.
UESE limita i campi del modulo a informazioni professionali utili alla valutazione. Le richieste vengono inoltrate al Superadmin o al referente configurato e gestite secondo stato; i dati non devono essere arricchiti con informazioni sanitarie non richieste né riutilizzati per newsletter senza consenso separato.
Nei progetti sanitari o multicentrici, il requisito deve essere collegato al protocollo, al registro delle decisioni, alla DPIA o al fascicolo di sicurezza quando pertinenti, evitando che una configurazione tecnica sostituisca una valutazione giuridica o scientifica.
7. Newsletter e consenso separato
Il canale pubblico per richieste professionali e newsletter è destinato a medici, direzioni sanitarie, IRCCS, università, laboratori, biotech, pharma, consulenti e partner di ricerca. Il modulo non è un canale clinico e non deve essere usato per trasmettere cartelle, referti, dati genetici, identificativi di pazienti o altre informazioni sanitarie riferibili a persone fisiche.
La newsletter è facoltativa e separata dalle richieste commerciali o tecniche. UESE utilizza una doppia conferma via email per documentare la volontà dell’interessato; la disiscrizione è disponibile in ogni momento e la revoca non pregiudica la liceità del trattamento precedente.
UESE limita i campi del modulo a informazioni professionali utili alla valutazione. Le richieste vengono inoltrate al Superadmin o al referente configurato e gestite secondo stato; i dati non devono essere arricchiti con informazioni sanitarie non richieste né riutilizzati per newsletter senza consenso separato.
La conformità è un processo continuo: cambiamenti di finalità, dati, fornitori, motori, hosting, integrazioni o normativa richiedono una valutazione di impatto e, se necessario, aggiornamento di contratto, misure, istruzioni e documentazione.
8. Doppia conferma e prova del consenso
Il canale pubblico per richieste professionali e newsletter è destinato a medici, direzioni sanitarie, IRCCS, università, laboratori, biotech, pharma, consulenti e partner di ricerca. Il modulo non è un canale clinico e non deve essere usato per trasmettere cartelle, referti, dati genetici, identificativi di pazienti o altre informazioni sanitarie riferibili a persone fisiche.
La newsletter è facoltativa e separata dalle richieste commerciali o tecniche. UESE utilizza una doppia conferma via email per documentare la volontà dell’interessato; la disiscrizione è disponibile in ogni momento e la revoca non pregiudica la liceità del trattamento precedente.
La richiesta di newsletter genera un token univoco e non attiva l’iscrizione finché l’interessato non conferma tramite email. Il sistema conserva data della richiesta, conferma, versione dell’informativa e successiva revoca; la doppia conferma è una misura probatoria e anti-abuso, non viene presentata come requisito normativo universale.
UESE conserva evidenze proporzionate alla funzione e al rischio. L’organizzazione cliente rimane responsabile delle proprie autorizzazioni, dei protocolli, delle basi giuridiche e delle decisioni sanitarie o scientifiche che eccedono il perimetro del servizio affidato a UESE.
9. Comunicazioni al Superadmin e gestione delle richieste
Il canale pubblico per richieste professionali e newsletter è destinato a medici, direzioni sanitarie, IRCCS, università, laboratori, biotech, pharma, consulenti e partner di ricerca. Il modulo non è un canale clinico e non deve essere usato per trasmettere cartelle, referti, dati genetici, identificativi di pazienti o altre informazioni sanitarie riferibili a persone fisiche.
Le richieste di accesso, rettifica, cancellazione, limitazione, opposizione e portabilità sono gestite secondo il ruolo effettivo. Se UESE è responsabile, non sostituisce il titolare nelle decisioni ma lo assiste con strumenti e informazioni compatibili con la natura del trattamento e con le misure di sicurezza.
La richiesta professionale viene registrata e notificata al Superadmin o all’indirizzo configurato, affinché sia assegnata e qualificata. Gli operatori devono usare le note interne solo per informazioni pertinenti alla relazione professionale e non per annotazioni sanitarie o categorie particolari non necessarie.
Per implementazioni enterprise, la decisione deve essere tradotta in una matrice RACI, evidenze verificabili, criteri di accettazione, controlli tecnici e un riesame periodico; le eccezioni devono essere approvate, motivate, limitate nel tempo e tracciate.
10. Conservazione e cancellazione
Il canale pubblico per richieste professionali e newsletter è destinato a medici, direzioni sanitarie, IRCCS, università, laboratori, biotech, pharma, consulenti e partner di ricerca. Il modulo non è un canale clinico e non deve essere usato per trasmettere cartelle, referti, dati genetici, identificativi di pazienti o altre informazioni sanitarie riferibili a persone fisiche.
I periodi di conservazione sono definiti per categoria e finalità. La cessazione deve distinguere esportazione, restituzione, cancellazione logica, cancellazione da archivio digitale e cicli di copia di sicurezza; obblighi normativi, contenziosi o blocco di conservazione per esigenze legali possono giustificare una conservazione limitata e segregata, documentata e non riutilizzata per altre finalità.
UESE limita i campi del modulo a informazioni professionali utili alla valutazione. Le richieste vengono inoltrate al Superadmin o al referente configurato e gestite secondo stato; i dati non devono essere arricchiti con informazioni sanitarie non richieste né riutilizzati per newsletter senza consenso separato.
Nei progetti sanitari o multicentrici, il requisito deve essere collegato al protocollo, al registro delle decisioni, alla DPIA o al fascicolo di sicurezza quando pertinenti, evitando che una configurazione tecnica sostituisca una valutazione giuridica o scientifica.
11. Destinatari e fornitori email
Il canale pubblico per richieste professionali e newsletter è destinato a medici, direzioni sanitarie, IRCCS, università, laboratori, biotech, pharma, consulenti e partner di ricerca. Il modulo non è un canale clinico e non deve essere usato per trasmettere cartelle, referti, dati genetici, identificativi di pazienti o altre informazioni sanitarie riferibili a persone fisiche.
I destinatari devono essere limitati a persone autorizzate e fornitori necessari. Prima di affidare trattamenti a terzi vengono valutati ruolo, sicurezza, localizzazione, subfornitura e condizioni contrattuali; la catena di sub-responsabili è governata secondo l’art. 28 GDPR e le eventuali procedure di autorizzazione pattuite.
UESE limita i campi del modulo a informazioni professionali utili alla valutazione. Le richieste vengono inoltrate al Superadmin o al referente configurato e gestite secondo stato; i dati non devono essere arricchiti con informazioni sanitarie non richieste né riutilizzati per newsletter senza consenso separato.
La conformità è un processo continuo: cambiamenti di finalità, dati, fornitori, motori, hosting, integrazioni o normativa richiedono una valutazione di impatto e, se necessario, aggiornamento di contratto, misure, istruzioni e documentazione.
12. Diritti, revoca e disiscrizione
Il canale pubblico per richieste professionali e newsletter è destinato a medici, direzioni sanitarie, IRCCS, università, laboratori, biotech, pharma, consulenti e partner di ricerca. Il modulo non è un canale clinico e non deve essere usato per trasmettere cartelle, referti, dati genetici, identificativi di pazienti o altre informazioni sanitarie riferibili a persone fisiche.
UESE limita i campi del modulo a informazioni professionali utili alla valutazione. Le richieste vengono inoltrate al Superadmin o al referente configurato e gestite secondo stato; i dati non devono essere arricchiti con informazioni sanitarie non richieste né riutilizzati per newsletter senza consenso separato.
UESE conserva evidenze proporzionate alla funzione e al rischio. L’organizzazione cliente rimane responsabile delle proprie autorizzazioni, dei protocolli, delle basi giuridiche e delle decisioni sanitarie o scientifiche che eccedono il perimetro del servizio affidato a UESE.
13. Sicurezza, versionamento e contatti
Il canale pubblico per richieste professionali e newsletter è destinato a medici, direzioni sanitarie, IRCCS, università, laboratori, biotech, pharma, consulenti e partner di ricerca. Il modulo non è un canale clinico e non deve essere usato per trasmettere cartelle, referti, dati genetici, identificativi di pazienti o altre informazioni sanitarie riferibili a persone fisiche.
I dati tecnici di accesso possono essere trattati per sicurezza, diagnosi di malfunzionamenti, prevenzione abusi e dimostrazione di responsabilità. La registrazione deve essere proporzionata: log applicativi e di sicurezza non dovrebbero contenere sequenze genomiche, referti o contenuto trasmesso sensibili se non strettamente necessario e autorizzato.
UESE limita i campi del modulo a informazioni professionali utili alla valutazione. Le richieste vengono inoltrate al Superadmin o al referente configurato e gestite secondo stato; i dati non devono essere arricchiti con informazioni sanitarie non richieste né riutilizzati per newsletter senza consenso separato.
Per implementazioni enterprise, la decisione deve essere tradotta in una matrice RACI, evidenze verificabili, criteri di accettazione, controlli tecnici e un riesame periodico; le eccezioni devono essere approvate, motivate, limitate nel tempo e tracciate.
Per richieste relative a dati trattati nell’ambito di un progetto cliente, UESE può dover indirizzare l’interessato verso il titolare del trattamento competente. Per richieste commerciali o tecniche utilizzare il modulo dedicato alle parti interessate, senza inserire dati di pazienti.
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